IT-Sicherheit scheitert in der Praxis selten daran, dass überhaupt keine Schutzmaßnahmen vorhanden sind. Viel häufiger ist das Problem, dass Systeme über Jahre gewachsen sind, Einstellungen nie wieder angefasst wurden und sich niemand mehr so richtig zuständig fühlt.

Gerade in kleineren Unternehmen, Praxen und Büros sehe ich immer wieder dieselben Muster: Der Server läuft, die PCs funktionieren und das Internet ist da. Also scheint alles in Ordnung zu sein. Das kann allerdings täuschen. Viele Sicherheitsprobleme merkt man erst dann, wenn bereits etwas passiert ist.

Es gibt aber einige ziemlich klare Warnzeichen, bei denen man die eigene IT nicht weiter aufschieben sollte.

1. Updates werden ständig verschoben

Der Klassiker: Windows möchte neu starten, eine Software verlangt ein Update oder die Firewall meldet eine neue Version. Weil gerade gearbeitet wird, klickt man auf „Später erinnern“. Aus einmal später werden dann schnell mehrere Wochen oder Monate.

Das Problem dabei ist nicht unbedingt das Alter der Software. Kritisch wird es, wenn bekannte Sicherheitslücken bereits geschlossen wurden, das Update aber auf den eigenen Geräten noch nicht installiert ist.

Bei wichtigen Systemen sollte es deshalb einen festen Ablauf für Updates geben. Nicht blind alles sofort installieren, aber eben auch nicht monatelang ignorieren.

2. Passwörter werden mehrfach verwendet

Ein Passwort für E-Mail, Microsoft-Konto, Fernwartung, Onlineshop und vielleicht noch den Router ist bequem – aber sicher ist es nicht.

Wird eines dieser Passwörter bei einem fremden Anbieter kompromittiert, probieren Angreifer dieselben Zugangsdaten häufig automatisiert bei anderen Diensten aus. Genau deshalb sollte jedes wichtige Konto ein eigenes Passwort haben.

Mein Praxistipp: Lieber einen vernünftigen Passwortmanager einführen, als von Mitarbeitern zu erwarten, dass sie sich 30 unterschiedliche komplizierte Passwörter merken. Für wichtige Konten gehört zusätzlich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung dazu.

3. Niemand weiß genau, wer welche Rechte hat

Das sehe ich erstaunlich oft: Mitarbeiter wechseln, Geräte werden getauscht, Dienstleister kommen und gehen – aber Benutzerkonten und Berechtigungen bleiben bestehen.

Dann gibt es plötzlich ehemalige Mitarbeiter mit aktiven Konten, mehrere Personen arbeiten mit demselben Administrator-Zugang oder Passwörter liegen auf einem Zettel neben dem Rechner.

Spätestens dann sollte einmal sauber aufgeräumt werden. Wer braucht welchen Zugriff? Welche Konten werden überhaupt noch verwendet? Wer besitzt Administratorrechte? Und gibt es Zugänge von Personen, die längst nicht mehr im Unternehmen arbeiten?

4. Das Backup läuft – aber niemand hat es jemals zurückgespielt

Eine grüne Meldung beim Backup bedeutet noch lange nicht, dass man seine Daten im Ernstfall tatsächlich wiederherstellen kann.

Defekte Sicherungen, fehlende Ordner, falsche Zugangsdaten oder ein Backup, das zusammen mit dem Server verschlüsselt wird, fallen häufig erst dann auf, wenn die Daten dringend gebraucht werden.

Für mich gehört deshalb zu einem vernünftigen Backup immer auch ein Wiederherstellungstest. Man muss nicht jede Woche den kompletten Server zurückspielen. Aber regelmäßig sollte geprüft werden, ob sich wichtige Daten tatsächlich wiederherstellen lassen.

Merksatz: Ein Backup, das noch nie erfolgreich wiederhergestellt wurde, ist im Grunde nur die Hoffnung auf ein Backup.

5. Bei einem IT-Problem beginnt erst die Suche nach einem Ansprechpartner

Wenn plötzlich kein Zugriff mehr auf Daten möglich ist, eine verdächtige E-Mail geöffnet wurde oder sich ein Rechner ungewöhnlich verhält, sollte nicht erst diskutiert werden, wer sich darum kümmern könnte.

Gerade bei Sicherheitsvorfällen zählt Zeit. Deshalb sollte vorher klar sein, wer Ansprechpartner ist, welche Systeme besonders wichtig sind und was im Ernstfall zuerst passieren muss.

Dafür braucht ein kleiner Betrieb nicht zwingend eine eigene IT-Abteilung. Wichtig ist vielmehr, dass Zuständigkeiten geregelt sind und jemand die vorhandene Infrastruktur kennt.

Was sollte man jetzt konkret tun?

Wenn Sie sich bei einem oder mehreren Punkten wiedererkannt haben, muss deswegen nicht gleich die komplette IT ausgetauscht werden. Häufig reichen bereits einige gezielte Maßnahmen: Updates sauber organisieren, Benutzerkonten prüfen, Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung verbessern und das Backup einmal wirklich testen.

Entscheidend ist, nicht erst nach einem Ausfall oder Angriff damit anzufangen.

Wenn es um eine professionelle IT-Infrastruktur, Sicherheitskonzepte oder die Betreuung eines Unternehmens beziehungsweise einer Praxis geht, ist KLISYSTEMS der richtige Ansprechpartner.